Halodoc Recruitment Privacy Notice

Pemberitahuan Privasi Rekrutmen

Perubahan Terakhir: 16 Maret 2023

A. UMUM

PT Polinasi Iddea Investama (selanjutnya disebut sebagai "Halodoc", "kami" atau "milik kami", yang mencakup anak perusahaan, afiliasi dan/atau perusahaan induknya), berkomitmen untuk melindungi dan menghormati privasi Anda.

Pemberitahuan Privasi Rekrutmen ini (“Pemberitahuan Privasi”), bersama dengan dokumen lain yang disebutkan di sini, menetapkan dasar Data Pribadi yang dikumpulkan dari Anda, atau yang Anda berikan kepada kami, yang akan diproses oleh kami untuk mendukung proses perekrutan kami.

“Data Pribadi” adalah setiap informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi Anda atau dari mana Anda dapat diidentifikasi. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada nama lengkap, alamat rumah, alamat email, nomor telepon, riwayat pekerjaan, dan riwayat pendidikan Anda.

“Data Pribadi Sensitif” adalah bagian dari Data Pribadi, dan mencakup etnis, informasi kesehatan, keyakinan filosofis, informasi keuangan, serta kategori lain sebagaimana ditentukan oleh undang-undang yang berlaku.

Harap baca hal berikut dengan saksama untuk memahami pandangan dan praktik kami terkait Data Pribadi Anda dan bagaimana kami memperlakukannya. Pemberitahuan Privasi ini berlaku untuk setiap pelamar kerja atau kandidat untuk pekerjaan, kemitraan, atau keterikatan sementara yang terlibat dalam proses perekrutan kami (secara kolektif disebut sebagai "Anda”, atau "milik Anda").

Dengan memberikan Data Pribadi Anda kepada kami, Anda mengakui dan menyetujui bahwa:

• Anda telah membaca dan memahami Pemberitahuan Privasi ini dan menyetujui pemrosesan Data Pribadi Anda secara keseluruhan sebagaimana diatur dalam Pemberitahuan Privasi ini.
• Data Pribadi Anda dapat ditransfer dan diproses di seluruh dunia, termasuk di negara-negara yang mungkin tidak dianggap memberikan tingkat perlindungan data yang sama dengan negara asal Anda, untuk tujuan dan dengan cara yang ditentukan dalam Pemberitahuan Privasi ini.
• Anda tidak diharuskan untuk memberikan informasi apapun yang diminta kepada kami, tetapi kegagalan Anda untuk melakukannya dapat mengakibatkan kami tidak dapat melanjutkan pencalonan Anda untuk pekerjaan yang telah Anda lamar di Halodoc.
• Semua pernyataan yang Anda berikan adalah benar dan tepat sepanjang pengetahuan dan keyakinan Anda, dan Anda tidak dengan sengaja menghilangkan informasi terkait apa pun yang bersifat merugikan Halodoc.
• Memberikan informasi yang tidak akurat dapat membuat Anda tidak memenuhi syarat untuk dipekerjakan.
• Pemberitahuan Privasi ini tidak menjadi bagian dari kontrak kerja apa pun yang ditawarkan kepada kandidat yang dipekerjakan oleh kami.

Kami tidak berusaha untuk mendapatkan dan tidak akan mengumpulkan Data Pribadi tentang Anda sebagai bagian dari proses perekrutan, kecuali kami mendapatkan persetujuan Anda, diwajibkan atau diizinkan untuk melakukannya berdasarkan undang-undang yang berlaku.

Halodoc adalah Pengendali Data, demikian pula Penyedia Layanan Pihak Ketiga kami

Sehubungan dengan pelamar kerja atau kandidat dan pemrosesan Data Pribadi mereka, Halodoc bertindak sebagai pengendali data.

Kami tidak memproses Data Pribadi apa pun untuk dan atas nama penyedia layanan pihak ketiga mana pun yang bekerja sama dengan kami untuk tujuan meningkatkan proses perekrutan kami (“Penyedia Layanan Pihak Ketiga”). Penyedia Layanan Pihak Ketiga dapat mencakup mitra perekrutan, platform perangkat lunak perekrutan, platform perangkat lunak yang dirancang untuk mencari calon kandidat, menilai keterampilan Anda, melakukan aktivitas pemasaran perekrutan, mengirimkan survei, menjadwalkan wawancara, melakukan aktivitas penyaringan latar belakang, memposting pekerjaan dan menerima lamaran atau lainnya kegiatan yang dapat meningkatkan proses rekrutmen kami.

Oleh karena itu, Halodoc bukanlah pengolah data dari Penyedia Layanan Pihak Ketiga tersebut, melainkan pengendali data independen sehubungan dengan semua Data Pribadi yang kami proses selama melakukan kegiatan perekrutan. Sepanjang Penyedia Layanan Pihak Ketiga ini membantu dalam proses perekrutan kami, mereka bertindak sebagai prosesor data kami dan hanya berhak memproses Data Pribadi Anda sesuai dengan instruksi kami. Jika Anda telah memberikan Data Pribadi Anda kepada Penyedia Layanan Pihak Ketiga ini untuk tujuan lain apa pun, harap perhatikan bahwa Penyedia Layanan Pihak Ketiga ini akan bertindak sebagai pengontrol data independen dari Halodoc.

Jika Anda melamar ke lowongan pekerjaan yang diposting oleh kami, Pemberitahuan Privasi ini akan berlaku untuk pemrosesan Data Pribadi kami. Jika Anda melamar lowongan pekerjaan melalui Penyedia Layanan Pihak Ketiga, Anda harus mengetahui bahwa Penyedia Layanan Pihak Ketiga tersebut dapat menyimpan dan/atau memproses Data Pribadi Anda dan juga dapat mengumpulkan Data Pribadi dari kami terkait perkembangan lamaran pekerjaan Anda. Setiap pemrosesan Data Pribadi Anda oleh Penyedia Layanan Pihak Ketiga akan sesuai dengan pemberitahuan privasi Penyedia Layanan Pihak Ketiga tersebut.

B. Data Pribadi yang Dikumpulkan oleh Kami

Kami mengumpulkan dan memproses beberapa jenis Data Pribadi dari Anda sebagai berikut:

1. Informasi yang Anda berikan saat Anda melamar lowongan pekerjaan. Ini dapat mencakup informasi yang diberikan melalui situs karir Halodoc, portal pekerjaan eksternal, melalui email, wawancara langsung dan/atau acara, dan/atau metode lainnya.
2. Data Pribadi seperti nama, tanggal lahir, alamat email, alamat korespondensi atau rumah, nomor telepon, latar belakang pendidikan, informasi yang berkaitan dengan riwayat pekerjaan Anda, keahlian dan pengalaman, status perkawinan, foto dan video Anda, detail jenis pekerjaan Anda sedang atau mungkin sedang cari, gaji saat ini atau yang diinginkan, dan ketentuan lain yang berkaitan dengan paket kompensasi dan tunjangan, kesediaan untuk relokasi, dan preferensi pekerjaan lainnya, seperti yang Anda berikan kepada kami.
3. Catatan komunikasi, jika Anda menghubungi kami.
4. Catatan perkembangan Anda selama proses rekrutmen yang kami lakukan termasuk tetapi tidak terbatas pada informasi tentang Anda yang kami peroleh dari wawancara dan/atau pemeriksaan telepon yang telah Anda jalani.
5. Catatan tanggapan dan hasil penilaian Anda, jika Anda menyelesaikan penilaian keterampilan apa pun yang diberikan oleh kami dan/atau Penyedia Layanan Pihak Ketiga.
6. Detail kunjungan Anda ke situs Karier Halodoc, termasuk, namun tidak terbatas pada, data lalu lintas (traffic data), data lokasi, weblog, dan data komunikasi lainnya, situs yang merujuk Anda ke Situs Karier Halodoc, dan sumber daya yang Anda akses.
7. Informasi yang berkaitan dengan aplikasi sebelumnya yang mungkin telah Anda buat kepada kami dan riwayat pekerjaan sebelumnya dengan kami.
8. Hasil penyaringan latar belakang jika Anda menerima tawaran pekerjaan dari Halodoc. Dalam hal ini, Anda diharuskan menjalani pemeriksaan latar belakang, merujuk pada proses pengumpulan dan investigasi riwayat pekerjaan, catatan kriminal, catatan komersial, dan catatan keuangan Anda sebagaimana diizinkan oleh undang-undang yang berlaku, yang dilakukan oleh Penyedia Layanan Pihak Ketiga.
9. Detail referensi Anda, kontak darurat, keluarga terdekat, pasangan, dan anggota keluarga lainnya yang mungkin Anda berikan. Apabila Anda memberikan Data Pribadi individu lain (seperti referensi, kontak darurat, dan kerabat dekat Anda) kepada kami, Anda bertanggung jawab, untuk memberi tahu individu tersebut tentang Tujuan yang relevan dan pemrosesan informasi mereka oleh kami, dan untuk mendapatkan persetujuan mereka sebelum membuat pengungkapan tersebut.

C. Data Pribadi yang Dikumpulkan dari Sumber Lain

Kami dapat mengumpulkan Data Pribadi Anda dari sumber lain. Sumber-sumber tersebut meliputi:

1. Karyawan kami yang merekomendasikan Anda sebagai kandidat untuk lowongan pekerjaan tertentu (“Rujukan Karyawan”);
2. Penyedia Layanan Pihak Ketiga seperti mitra perekrutan yang dapat merekomendasikan Anda sebagai kandidat untuk lowongan pekerjaan tertentu;
3. Institusi akademik (universitas, perguruan tinggi, dll.), pemberi kerja sebelumnya, dan referensi Anda dalam memvalidasi informasi yang Anda berikan; dan
4. Sumber lain yang tersedia secara umum di mana Anda telah mempublikasikan Data Pribadi Anda, seperti, LinkedIn dan platform media sosial lainnya.

D. Dasar Hukum Pengumpulan, Pengolahan dan Pengungkapan Data Pribadi

Jika Anda melamar lowongan kerja, baik melalui situs Karier Halodoc atau melalui Penyedia Layanan Pihak Ketiga, seperti portal lowongan eksternal, kami bergantung pada persetujuan Anda yang diberikan dengan cara melamar ke postingan lowongan, untuk mengumpulkan, memproses, dan/atau ungkapkan Data Pribadi Anda untuk Tujuan (disebutkan di bagian berikutnya).

Kami juga dapat mengandalkan dasar hukum lain berikut untuk mengumpulkan, memproses, dan/atau mengungkapkan Data Pribadi Anda untuk Tujuan:

1. Apabila pemrosesan diperlukan untuk kepentingan sah kami, yaitu perekrutan individu dengan bakat dan keahlian yang relevan, penyediaan layanan perekrutan, peningkatan proses perekrutan kami, pencegahan penipuan atau penyalahgunaan sistem kami atau penanganan terkait Data Pribadi insiden atau pelanggaran, dan melakukan investigasi. Jika kami meninjau profil media sosial Anda, ini akan didasarkan pada kepentingan sah kami dalam memastikan karakter dan kesesuaian individu yang bekerja untuk kami dan untuk melindungi reputasi kami;
2. Di mana pemrosesan diperlukan untuk mengambil langkah-langkah atas permintaan Anda sebelum menandatangani kontrak. Misalnya: kami dapat mengambil referensi sebagai bagian dari langkah-langkah yang perlu kami ambil untuk mengadakan kontrak kerja dengan Anda;
3. Jika pemrosesan diperlukan untuk kepatuhan terhadap kewajiban hukum, khususnya di bidang undang-undang ketenagakerjaan, jaminan dan perlindungan sosial, undang-undang pelindungan data, undang-undang perpajakan, undang-undang kepatuhan perusahaan dan/atau undang-undang imigrasi. Misalnya: untuk memastikan bahwa setiap orang yang bekerja untuk kami memiliki karakter yang baik dan cocok untuk bekerja dengan kami; atau
4. Jika pemrosesan diperlukan untuk pembentukan, pelaksanaan, atau pembelaan tuntutan hukum atau kapan pun pengadilan bertindak dalam kapasitas yudisialnya.

E. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Kami menggunakan Data Pribadi Anda dengan cara berikut (“Tujuan”):

1. Menilai dan mengevaluasi keterampilan, kualifikasi, minat Anda terhadap peluang karier kami;
2. Menilai dan mengevaluasi kesesuaian Anda untuk pekerjaan atau penunjukan ke kantor atau posisi apa pun di Halodoc;
3. Berkomunikasi dengan Anda tentang proses rekrutmen dan aplikasi Anda, termasuk, dalam kasus yang sesuai, memberitahu Anda tentang peluang karir potensial lainnya di Halodoc;
4. Meningkatkan setiap informasi yang kami terima dari Anda dengan informasi yang diperoleh dari Penyedia Layanan Pihak Ketiga;
5. Memverifikasi identitas Anda dan keakuratan informasi yang diberikan, melakukan pemeriksaan referensi dan melakukan pemeriksaan latar belakang (jika berlaku);
6. Mempertimbangkan Anda untuk pekerjaan lain saat ini atau di masa mendatang dengan kami dan untuk membantu kami lebih memahami, menganalisis, dan meningkatkan proses lamaran dan rekrutmen kami;
7. Melaksanakan kewajiban kami yang timbul dari setiap kontrak yang dibuat antara Halodoc dan pihak ketiga sehubungan dengan perekrutan Anda;
8. Membuat dan menyampaikan laporan sebagaimana diwajibkan berdasarkan hukum yang berlaku;
9. Melindungi hak dan properti Halodoc, pengguna kami, pelamar kerja dan kandidat atau publik sebagaimana diharuskan atau diizinkan oleh undang-undang yang berlaku;
10. Mencapai tujuan terkait administrasi dan sumber daya manusia di dalam Halodoc, termasuk namun tidak terbatas pada memberikan akses ke lokasi dan sistem atau alat komputer kami, memproses klaim dan pengeluaran Anda atau menyelidiki tindakan, laporan, atau keluhan apa pun;
11. Mendeteksi, mencegah, atau menangani masalah penipuan, keamanan, atau teknis;
12. Mencari nasihat profesional (termasuk namun tidak terbatas pada nasihat hukum) sehubungan dengan masalah apapun yang melibatkan Halodoc dan/atau Anda;
13. Memfasilitasi kepatuhan kami terhadap undang-undang, peraturan, dan/atau pedoman atau prosedur apa pun yang mungkin berlaku bagi kami, atau yang diharapkan atau disarankan untuk kami patuhi;
14. Memfasilitasi kepatuhan kami terhadap proses hukum apa pun, permintaan pemerintah yang dapat ditegakkan, atau perintah pengadilan; dan/atau
15. Kami juga dapat menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan analitik Halodoc, termasuk dalam bentuk agregat/pseudonim, untuk meningkatkan proses rekrutmen dan perekrutan kami serta meningkatkan kemampuan kami untuk menarik kandidat yang berhasil.

Tujuan dapat terus berlaku, bahkan dalam situasi di mana proses perekrutan dan/atau hubungan Anda dengan kami telah diakhiri atau diubah dengan cara apa pun, untuk jangka waktu yang wajar setelahnya.

Jika Anda diberikan opsi untuk membagikan Data Pribadi Anda dengan kami, Anda selalu dapat memilih untuk tidak melakukannya. Jika kami telah memperoleh persetujuan Anda untuk memproses Data Pribadi Anda dan kemudian Anda memilih untuk menariknya, kami akan menghormati pilihan tersebut sesuai dengan kewajiban hukum kami.

Penting untuk diperhatikan bahwa, jika Anda gagal memberikan Data Pribadi apa pun yang diperlukan bagi kami untuk mempertimbangkan dan memproses lamaran Anda (seperti bukti kualifikasi atau riwayat pekerjaan), kami mungkin tidak dapat memproses lamaran Anda baik secara keseluruhan atau sebagian.

Jika Anda ditawari dan menerima pekerjaan di Halodoc, informasi yang dikumpulkan selama proses lamaran dan perekrutan akan menjadi bagian dari catatan pekerjaan Anda. Silakan lihat Kebijakan Privasi Data Pribadi internal kami untuk pemrosesan lebih lanjut dari Data Pribadi Anda.

F. Pengungkapan Data Pribadi Anda

Data Pribadi Anda dapat dibagikan, diproses, dan/atau disimpan dengan afiliasi dan/atau anak perusahaan kami di negara dan yurisdiksi tempat Halodoc beroperasi, sehubungan dengan Tujuan yang dijelaskan di atas. Misalnya, Data Pribadi Anda dapat diakses oleh staf kami di negara lain.

Jika Anda telah dirujuk untuk pekerjaan di Halodoc oleh karyawan Halodoc saat ini sebagai bagian dari Rujukan Karyawan, kami dapat memberitahu karyawan tersebut tentang perkembangan lamaran Anda dan memberitahu karyawan tersebut hasil dari proses tersebut.

Kami dapat memberikan Data Pribadi Anda kepada Penyedia Layanan Pihak Ketiga sehubungan dengan proses rekrutmen. Data Pribadi tersebut dapat mencakup pengidentifikasi unik yang digunakan oleh Sistem Pelacakan Pelamar kami (didefinisikan di bawah) untuk mengidentifikasi Anda, informasi tentang kemajuan Anda melalui proses rekrutmen kami untuk pembukaan pekerjaan, nama Anda, detail kontak, dan informasi lain yang berkaitan dengan Anda sebagai kandidat.

Kami juga dapat memberikan Data Pribadi Anda kepada Penyedia Layanan Pihak Ketiga untuk melakukan beberapa Tujuan atas nama kami, termasuk untuk tujuan verifikasi dan pemeriksaan latar belakang.

Untuk mematuhi kewajiban hukum atau peraturan yang berlaku, Halodoc terkadang diminta untuk mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga eksternal seperti otoritas terkait tenaga kerja, pengadilan, badan pengatur, penasihat hukum, dan/atau lembaga penegak hukum.

G. Penyaringan latar belakang

Jika Anda menerima tawaran dari kami, kami dapat melakukan pemeriksaan latar belakang Anda atau menginstruksikan pihak ketiga untuk melakukannya atas nama kami. Penyaringan latar belakang hanya akan dilakukan jika diizinkan oleh undang-undang yang berlaku di lokasi di mana posisi tersebut berada dan sejauh diperlukan dan sebanding dengan peran yang ditawarkan kepada Anda.

Pemeriksaan latar belakang hanya akan melibatkan data latar belakang kriminal sejauh diizinkan oleh undang-undang. Dasar hukum kami untuk pemeriksaan latar belakang adalah kebutuhan kami untuk melakukan langkah-langkah pra-kontrak terkait dengan membangun hubungan kerja dengan kami. Jika pemeriksaan latar belakang diperlukan, Anda mungkin dihubungi oleh penyedia layanan pemeriksaan latar belakang pihak ketiga untuk meminta otorisasi untuk pelepasan informasi Anda, dan pada saat itu Anda akan diberikan informasi lebih lanjut tentang proses dan data pribadi apa yang mungkin dimintakan.

H. Perlindungan Data Pribadi

Kami akan mengambil tindakan hukum, organisasi, dan teknis yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi Anda dilindungi. Ini termasuk langkah-langkah untuk mencegah Data Pribadi Anda hilang atau digunakan atau diakses dengan cara yang tidak sah. Kami membatasi akses ke Data Pribadi Anda untuk staf perekrutan berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui. Mereka yang memproses Data Pribadi Anda hanya akan melakukannya dengan cara yang sah dan diwajibkan untuk memperlakukan Data Pribadi Anda secara rahasia.

Namun demikian, harap dipahami bahwa pengiriman informasi melalui internet tidak sepenuhnya aman. Meskipun kami akan melakukan yang terbaik untuk melindungi Data Pribadi Anda, kami tidak dapat menjamin keamanan Data Pribadi Anda yang dikirimkan melalui sarana online apa pun, oleh karena itu, setiap transmisi tetap menjadi risiko Anda sendiri.

I. Retensi Data

Secara umum, kami akan menyimpan Data Pribadi Anda selama diperlukan untuk memenuhi Tujuan yang ditetapkan dalam Pemberitahuan Privasi ini hingga dua puluh empat (24) bulan.

Namun, kami dapat menyimpan Data Pribadi Anda untuk jangka waktu yang lebih lama jika satu atau lebih hal berikut berlaku:

1. Anda adalah kandidat aktif atau potensial untuk satu atau beberapa lowongan pekerjaan kami saat ini atau di masa depan;
2. Anda telah dilibatkan secara aktif oleh karyawan kami melalui korespondensi, upaya pemasaran perekrutan, atau aktivitas terkait perekrutan lainnya dalam dua belas (12) bulan terakhir;
3. Anda telah meminta agar Data Pribadi Anda dipertahankan setelah diberitahukan bahwa Data Pribadi Anda akan dihapus setelah dua puluh empat (24) bulan tidak ada kegiatan rekrutmen atau korespondensi;
4. Anda telah meminta untuk menjadi bagian dari komunitas bakat kami;
5. Anda telah menyelesaikan pemeriksaan latar belakang dan/atau telah ditawari pekerjaan oleh kami kapan pun; dan/atau
6. Persyaratan hukum atau tujuan khusus lainnya yang memungkinkan atau mengharuskan kami menyimpan Data Pribadi Anda untuk jangka waktu yang lebih lama.

Tunduk pada hukum yang berlaku atau kewajiban bisnis, Anda dapat meminta agar Data Pribadi Anda dihapus dengan menghubungi kami melalui detail Hubungi Kami yang tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini. Penting untuk dicatat bahwa penghapusan Data Pribadi Anda berarti bahwa kami akan berhenti mempertimbangkan dan/atau memproses aplikasi Anda lebih lanjut.

Kami akan menilai permintaan penghapusan Data Pribadi Anda.

J. Hak Anda sehubungan dengan Data Pribadi Anda

Sesuai dengan undang-undang pelindungan data yang berlaku, Anda mungkin berhak untuk:

(a) bertanya kepada kami tentang pemrosesan Data Pribadi Anda, termasuk untuk diberikan salinan Data Pribadi Anda;

(b) meminta koreksi dan/atau (dalam beberapa kasus) penghapusan Data Pribadi Anda;

(c) dalam beberapa kasus, meminta pembatasan pemrosesan Data Pribadi Anda, atau menolak pemrosesan tersebut;

(d) menarik pemrosesan Data Pribadi Anda (di mana kami memproses Data Pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda);

(e) mengadukan kepada otoritas pengawas terkait jika hak privasi Anda dilanggar, atau jika Anda menderita akibat pemrosesan Data Pribadi Anda yang melanggar hukum.

Jika Anda ingin mengajukan permintaan untuk menggunakan salah satu hak Anda, Anda dapat menghubungi kami melalui detail Hubungi Kami yang tercantum di Pemberitahuan Privasi ini.

Untuk membantu melindungi privasi dan keamanan Anda, kami akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memverifikasi identitas Anda sebelum memberi Anda akses ke Data Pribadi Anda. Kami akan melakukan upaya yang wajar untuk segera menyelidiki, mematuhi, dan/atau menanggapi permintaan Anda sebagaimana diwajibkan oleh undang-undang yang berlaku.

Bergantung pada keadaan dan permintaan, kami mungkin tidak diizinkan untuk memberikan akses ke Data Pribadi atau sepenuhnya memenuhi permintaan Anda; misalnya, di mana pemberian Data Pribadi Anda dapat mengungkap identitas orang lain. Kami berhak membebankan biaya yang sesuai untuk memenuhi permintaan Anda jika diizinkan oleh undang-undang yang berlaku, dan/atau untuk menolak permintaan Anda jika, menurut kebijaksanaan Halodoc, permintaan tersebut mungkin tidak berdasar, berlebihan, atau tidak dapat diterima berdasarkan undang-undang yang berlaku. Setelah diverifikasi, kami akan memberlakukan permintaan Anda dalam jangka waktu yang ditentukan oleh undang-undang yang berlaku.

Jika kami memberi Anda akses ke Data Pribadi yang kami miliki tentang Anda, kami tidak akan membebankan biaya untuk ini kecuali permintaan Anda "secara nyata tidak berdasar dan/atau berlebihan". Jika Anda meminta salinan lebih lanjut dari Data Pribadi ini dari kami, kami dapat membebankan biaya administrasi yang wajar kepada Anda jika diizinkan secara hukum.

K. Hak Kami

Halodoc berhak untuk memodifikasi, memperbarui atau mengubah ketentuan Pemberitahuan Privasi ini kapan saja dengan menempatkan Pemberitahuan Privasi yang diperbarui di Situs Karier Halodoc (https://www.halodoc.com/career/). Dengan terus terlibat dengan karyawan rekrutmen kami dan/atau melamar ke lowongan pekerjaan kami, Anda menandakan penerimaan Anda atas modifikasi, pembaruan, atau amandemen tersebut.

Kami akan memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan yang berbeda atau baru hanya jika kami memiliki dasar yang sah untuk melakukannya, sesuai dengan undang-undang pelindungan data yang berlaku di negara tempat Data Pribadi dikumpulkan atau tempat kami menghubungi Anda sebelum memulai pemrosesan.

Pemberitahuan Privasi ini berlaku sehubungan dengan kebijakan, pemberitahuan, klausul kontrak, dan klausul persetujuan lainnya yang berlaku sehubungan dengan pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan Data Pribadi Anda oleh kami.

L. Hubungi kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Pemberitahuan Privasi ini atau ingin menggunakan hak Anda yang ditetapkan dalam Pemberitahuan Privasi ini, harap kirimkan email Anda ke help@halodoc.com.

Dokumen asli Pemberitahuan Privasi ini ditulis dalam bahasa Inggris. Jika terjadi pertentangan antara versi Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, maka versi Bahasa Inggris yang akan berlaku.

Halodoc Recruitment Privacy Notice

Last Amended: 16 March 2023

A. GENERAL

PT Polinasi Iddea Investama (hereinafter referred to as "Halodoc", "we", "us" or "our", which term includes any of its subsidiaries, affiliates and/or holding company), are committed to protecting and respecting your privacy.

This Recruitment Privacy Notice (“Privacy Notice”), together with any other documents referred to herein, set out the basis on which the Personal Data collected from you, or that you provide to us, will be processed by us to support our recruiting processes.

“Personal Data” is any information which can be used to identify you or from which you are identifiable. This includes but is not limited to your full name, home address, email address, phone number, work history, and/or educational history.

“Sensitive Personal Data” is a subset of Personal Data, and includes ethnicity, health information, philosophical beliefs, financial information, as well as other categories as prescribed by applicable laws.

Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your Personal Data and how we will treat it. This Privacy Notice applies to job applicants or candidates for employment, partnership or ad-hoc engagements who are involved in our recruitment processes (collectively referred to as “you”, “your” or “yours”).

By submitting your Personal Data to us, you acknowledge and agree that:

• You have read and understood this Privacy Notice and agree to the entire processing of your Personal Data as set out herein.
• Your Personal Data may be transferred and processed worldwide, including in countries that may not be deemed to provide the same level of data protection as your home country, for the purposes and in the manner specified in this Privacy Notice.
• You are not required to provide any requested Personal Data to us, but your failure to do so may result in us not being able to continue your candidacy for the job for which you have applied to us.
• All of your representations are true and correct to the best of your knowledge and belief, and you have not knowingly omitted any related information of an adverse nature for Halodoc.
• Providing any inaccurate information may make you ineligible for employment.
• This Privacy Notice does not form part of any contract of employment offered to candidates hired by us.

We do not seek to obtain and will not collect Personal Data about you as part of the recruitment process unless we obtain your consent, are required or allowed to do so by applicable laws.

Halodoc is a Data Controller, so are our Third Party Service Providers

In respect of any job applicant or candidate and the processing of their Personal Data, Halodoc acts as the data controller.

We do not process any Personal Data for and on behalf of any third party service provider that we collaborate with for the purpose of enhancing our recruitment process (“Third Party Service Provider”). Third Party Service Providers may include recruitment partners, recruitment software platforms, software platforms designed to search for prospective candidates, assess your skills, conduct recruitment marketing activities, send out surveys, schedule interviews, conduct background screening activities, post jobs and receive applications or other activities that may enhance our recruitment process.

Accordingly, Halodoc is not the data processor of such Third Party Service Providers, but an independent data controller in respect of all Personal Data that we process in the course of conducting recruitment activities.

To the extent that these Third Party Service Providers are assisting Halodoc with our recruitment process, they act as our data processors and are only entitled to process your Personal Data in accordance with our instructions. Should you have provided these Third Party Service Providers with your Personal Data for any other purposes, please note that these Third Party Service Providers will be acting as independent data controllers from Halodoc.

If you apply to a job opening posted by us, this Privacy Notice will apply to our processing of Personal Data. If you apply for a job opening via a Third Party Service Provider, you should be aware that the Third Party Service Provider may retain and/or process your Personal Data and may also collect Personal Data from us regarding the progress of your job application. Any processing by the Third Party Service Provider of your Personal Data will be in accordance with the Third Party Service Provider’s privacy notice.

B. Personal Data Collected by Us

We collect and process some or all of the following types of Personal Data from you:

1. Information that you provide when you apply for a job opening. This can include information provided through Halodoc’s career site, external job portals, via email, in person at interviews and/or events, and/or any other methods.
2. Personal Data such as name, date of birth, email address, correspondence or home address, phone number, educational background, information relating to your employment history, skills and experience, marital status, your photograph and videos, details of the type of employment you are or may be looking for, current or desired salary, and other terms relating to compensation and benefits packages, willingness to relocate, and other job preferences, as you may provide to us.
3. Communication records, if you contact us.
4. A record of your progress throughout any recruitment process that we conduct which may include but not be limited to information about you that we have obtained from interviews and/or phone-screenings you have undergone.
5. A record of your assessment responses and results, if you complete any skills assessment provided by us and/or a Third Party Service Provider.
6. Details of your visits to Halodoc’s Career site, including, but not limited to, traffic data, location data, weblogs and other communication data, the site that referred you to Halodoc’s Career Site and the resources that you access.
7. Information relating to any previous applications you may have made to us and any previous employment history with us.
8. Background screening results if you accept a job offer from Halodoc. In this case, you are required to undergo a background screening, referring to the process of compiling and investigating your employment history, criminal records, commercial records, and financial records as permitted by applicable laws, that is conducted by a Third Party Service Provider.
9. Details of your referees, emergency contacts, next-of-kin, spouse and other family members as you may furnish. Where you provide the Personal Data of other individuals (such as referees, emergency contacts, and your next-of-kin) to us, it is your responsibility, to notify these individuals of the relevant Purposes and our processing of their information, and to obtain their consent before making such disclosure.

C. Personal Data Collected from Other Sources

We may collect your Personal Data from other sources. Such sources include:

1. Our employee who recommends you as a candidate for a specific job opening (“Employee Referral”);
2. Third Party Service Providers such as recruitment partners who may recommend you as a candidate for a specific job opening;
3. Academic institutions (universities, colleges, etc.), previous employers and your referees in validating information you have provided; and
4. Other publicly available sources that you have published your Personal Data on, such as, LinkedIn and other social media platforms.

D. Legal Basis for the Collection, Processing and Disclosure of Personal Data

If you apply for a job opening, either via Halodoc’s Career site or through a Third Party Service Provider, such as an external job portal, we rely on your consent provided by means of applying to the job posting, to collect, process, and/or disclose your Personal Data for the Purposes (mentioned in the next section).

We may also rely on the following other legal grounds to collect, process and/or disclose your Personal Data for the Purposes:

1. Where the processing is necessary for our legitimate interests, namely the recruitment of individuals with relevant talents and skill sets, the provision of recruitment services, the improvement of our recruitment process, prevention of fraud or misuse of our systems or the handling of Personal Data related incidents or breaches, and conducting investigations. If we review your social media profile, this will be based on our legitimate interests in ensuring the character and suitability of those working for us and protecting our reputation;
2. Where the processing is necessary in order to take steps at your request prior to entering into a contract. For example: we may take up references as a part of the steps we need to take to enter into an employment contract with you;
3. Where the processing is necessary for compliance with legal obligations, in particular the area of labour and employment law, social security and protection, data protection law, tax law, corporate compliance laws and/or immigration laws. For example: to ensure that anyone working for us is of good characters and suitable to work with us; or
4. Where the processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims or whenever courts are acting in their judicial capacity.

E. Purpose of Personal Data Processing

We use your Personal Data in the following ways (“Purposes”):

1. Assessing and evaluating your skills, qualifications, interests against our career opportunities;
2. Assessing and evaluating your suitability for employment or appointment to any office or position within Halodoc;
3. Communicating with you about the recruitment process and your application(s), including, in appropriate cases, informing you of other potential career opportunities at Halodoc;
4. Enhancing any information that we receive from you with information obtained from Third Party Service Providers;
5. Verifying your identity and the accuracy of information provided, carrying out reference checks and conducting background checks (where applicable);
6. Considering you for other current or future jobs with us and to help us better understand, analyse and improve our application and recruitment process;
7. Carrying out our obligations arising from any contracts entered into between Halodoc and third parties in relation to your recruitment;
8. Creating and submitting reports as required under any applicable laws;
9. Protecting the rights and property of Halodoc, our users, job applicants and candidates or the public as required or permitted by applicable laws;
10. Achieving administrative and human resources related purposes within Halodoc, including but not limited to granting access to our premises and computer systems or tools, processing your claims and expenses or investigating any acts, reports, grievances or complaints;
11. Detecting, preventing or otherwise addressing fraud, security or technical issues;
12. Seeking any professional advice (including but not limited to legal advice) in connection with any matter involving Halodoc and/or you;
13. Facilitating our compliance with any laws, regulations, and/or any guidelines or procedures which may be applicable to us, or which we are expected or advised to comply with;
14. Facilitating our compliance with any legal processes, enforceable governmental requests or court orders; and
15. We may also use your Personal Data for Halodoc analytics purposes, including in aggregated/pseudonymized form, to improve our recruitment and hiring process and augment our ability to attract successful candidates.

The Purposes may continue to apply, even in situations where the recruitment process and/or your relationship with us has been terminated or altered in any way, for a reasonable period thereafter.

Where you are given the option to share your Personal Data with us, you can always choose not to do so. If we have obtained your consent to process your Personal Data and you later choose to withdraw it, we will respect that choice in accordance with our legal obligations.

It is important to note that, if you fail to provide any Personal Data that is necessary for us to consider and process your application (such as evidence of qualifications or work history), we may not be able to process your application either in whole or in part.

If you are offered and accept employment with Halodoc, the information collected during the application and recruitment process will become part of your employment record. Please refer to our internal Personal Data Privacy Policy for further processing of your Personal Data.

F. Disclosure of Your Personal Data

Your Personal Data may be shared, processed and/or stored with our affiliates and/or subsidiaries in the countries and jurisdictions in which Halodoc operates, in relation to the Purposes described above. For instance, your Personal Data may be accessible by our staff in other countries.

If you have been referred for a job at Halodoc by a current Halodoc employee as a part of Employee Referrral, we may inform that employee about the progress of your application and let the said employee know the outcome of the process.

We may provide your Personal Data to Third Party Service Providers in relation to the recruitment process. Such Personal Data may include the unique identifier used by our Applicant Tracking System (defined below) to identify you, information about your progress through our recruitment process for the job opening, your name, contact details and other information relating to you as a candidate.

We may also provide your Personal Data to Third Party Service Providers to perform some of the Purposes on our behalf, including for the purposes of verification and background checks.

In order to comply with applicable legal or regulatory obligations, Halodoc may sometimes be required to disclose your Personal Data to external third parties such as local manpower or labour authorities, courts, regulatory bodies, legal advisors and/or law enforcement agencies.

G. Background screening

If you receive an offer from us, we may conduct a background check on you or instruct a third party to do so on our behalf. Background screening will only be done where permitted by the law applicable to the location where the position is located and to the extent necessary and proportionate to the role that you are being offered.

A background check will only involve criminal background data to the extent permitted by law. Our legal basis for background screening is our need to perform pre-contractual measures related to establishing our employment relationship. If a background screening is required, you may be contacted by a third-party background screening service provider to request authorization for the release of your information, and at that time you will be provided with further information about the process and what personal data it might involve.

H. Protection of Personal Data

We will take reasonable legal, organisational and technical measures to ensure that your Personal Data is protected. This includes measures to prevent your Personal Data from getting lost or used or accessed in an unauthorised way. We limit access to your Personal Data to recruitment staff on a need-to-know basis. Those processing your Personal Data will only do so in an authorised manner and are required to treat your Personal Data confidentially.

Nevertheless, please understand that the transmission of information via the internet is not completely secure. Although we will do our best to protect your Personal Data, we cannot guarantee the security of your Personal Data transmitted through any online means, therefore, any transmission remains at your own risk.

I. Data Retention

Generally, we will hold your Personal Data for as long as it is necessary to serve the Purposes stipulated herein up to twenty four (24) months.

However, we may hold your Personal Data for a longer duration if one or more of the following applies:

1. You are an active or potential candidate for one or multiple of our current or future job opening(s);
2. You have been actively engaged by our staff through correspondence, recruitment marketing efforts, or other recruitment-related activities in the last twelve (12) months;
3. You have requested for your Personal Data to be retained after having been notified that your Personal Data will be deleted after twenty-four (24) months of no recruitment activity or correspondence;
4. You have requested to be part of our talent community;
5. You have completed background screening and/or have been offered a job by us at any point; and/or
6. Legal requirements or other specific purposes which allow or require us to retain your Personal Data for a longer period.

Subject to applicable laws or business obligations, you may request for your Personal Data to be deleted by contacting us through our Contact Us details listed below. It is important to note that deletion of your Personal Data will mean that we will cease to consider and/or process your application any further.

We will assess the request for deletion of your Personal Data.

J. Your Rights with respect to Your Personal Data

In accordance with applicable data protection laws, you may be entitled to:

(a) ask us about the processing of your Personal Data, including to be provided with a copy of your Personal Data;

(b) request the correction and/or (in some cases) deletion of your Personal Data;

(c) in some cases, request the restriction of the processing of your Personal Data, or object to that processing;

(d) withdraw the processing of your Personal Data (where we are processing your Personal Data based on your consent);

(e) complain to the relevant supervisory authority if your privacy rights are violated, or if you have suffered as a result of unlawful processing of your Personal Data.

If you wish to make a request to exercise any of your rights, you may contact us through our Contact Us details listed below.

To help protect your privacy and security, we will take reasonable steps to verify your identity before granting you access to your Personal Data. We will make reasonable attempts to promptly investigate, comply with, and/or otherwise respond to your requests as may be required by applicable laws.

Depending upon the circumstances and the request, we may not be permitted to provide access to Personal Data or otherwise fully comply with your request; for example, where producing your Personal Data may reveal the identity of someone else. We reserve the right to charge an appropriate fee for complying with your request where allowed by applicable laws, and/or to deny your requests where, in Halodoc’s discretion, they may be unfounded, excessive, or otherwise unacceptable under applicable laws.

Once verified, we will effect your request within the timelines prescribed by applicable laws.

If we provide you with access to the Personal Data we hold about you, we will not charge you for this unless your request is "manifestly unfounded and/or excessive". If you request further copies of this Personal Data from us, we may charge you a reasonable administrative cost where legally permissible.

K. Our Rights

Halodoc shall have the right to modify, update or amend the terms of this Privacy Notice at any time by placing the updated Privacy Notice on the Halodoc’s Career Site (https://www.halodoc.com/career/). By continuing to engage with our recruitment staff or applying to our job openings, you signify your acceptance of such modifications, updates or amendments.

We will process your Personal Data for a different or new purpose only if we have a legitimate basis for doing so, consistent with the applicable data protection law of the country in which the Personal Data was collected or where we have contacted you prior to commencing that processing.

This Privacy Notice applies in conjunction with any other policies, notices, contractual clauses and consent clauses that apply in relation to the collection, use and disclosure of your Personal Data by us.

L. Contact us

If you have any queries about this Privacy Notice or would like to exercise your rights set out in this Privacy Notice, please direct your mail to help@halodoc.com.

The original of this Privacy Notice is written in the English language. In the event of any conflict between the English and Indonesian versions, the English version shall prevail.